AGUSTIARANI: ETIKA DIDALAM RAPAT

ETIKA RAPAT

A. Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

B. Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

7. Dan lain-lain.

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

C. Macam-macam Rapat

1. Berdasarkan tujuan

a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

b. Rapat Pemecahan Masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan sifat

a. Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

b. Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

c. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

3. Berdasarkan jangka waktu

a. Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

b. Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

c. Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

d. Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

4. Berdasarkan frekuensi

a. Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

b. Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

5. Berdasarkan nama

a. Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

c. Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

D. Syarat-syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

1. Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

c. Penentuan tempat.

d. Akomodasi.

e. Konsumsi.

f. Media/peralatan.

2. Pelaksanaan rapat.

a. Suasana rapat berlangsung terbuka.

b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

c. Adanya kendali dari ketua rapat

d. Hindarkan debat kusir.

e. Bahasa harus komunikatif.

f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

h. Adanya notulen.

i. Acara rapat.

j. Media rapat.

k. Waktu.

E. Tata Tertib Rapat

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :

1. Pembukaan

Pembacaan susunan acara rapat
Pembahasan materi rapat
Lain-lain
Penutup

F. Etika Rapat

Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.

1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.

2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.

3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.

4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.

5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.

6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain

7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.

8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.

9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.

10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.

Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :

1. Buat agenda pembahasan

2. Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan

3. Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat, dimana lokasi rapat.

4. Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.

5. Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu.

6. Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual (LCD, Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu (jam dinding) dan penerangan ruang rapat

Saat Rapat :

1. Awali dengan Bismillah

2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai

3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung

4. Tentukan pimpinan rapat

5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat

6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.

7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil

8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who) dan 1H (how)

9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi,

10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang

11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya kecuali diminta

12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat

13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)

14. Peserta wajib mengisi form kehadiran

15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat dapat diminimalkan.

16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat

17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu

18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target realisasi

19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut.

20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual) informasi atau kesepakatan rapat.

Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :

1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama

Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan hasil rapat
Sampaikan agenda lanjutan
Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan pelaksanaan hasil rapat tersebut.

Pasca Rapat :

1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat

2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat

3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini akan menjadi kebiasaan buruk

Tidak tegas waktu
Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
Tidak ada sarana audio visual
Mengundang orang yang bukan bidangnya
Tidak ada notulensi hasil rapat
Peserta tidak memahami tujuan rapat
Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam rapat
Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya serta reward and punishment-nya
Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar saja tanpa ada aktifitas menulis
Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi